TietokantaAccess

Ohjelmalla saadaan Excelistä yhteys Access-kantaan, jolloin tietoja voidaan viedä Accessiin ja tuoda sieltä takaisin taulukkoon. Yhteys muodostetaan Tietokanta-lomakkeella valitsemalla tiedosto, jolloin tiedosto avataan viennin tai tuonnin ajaksi tai tiedosto jää avoimeksi, jolloin siirto on nopeampaa. Siirtoa varten on valittava myös Access-taulukko. Käytettäessä tiedonsiirtoon kyselyitä, tarvitaan vain Access-tiedosto.

Valitusta Access-tiedostosta nähdään taulukot ja niiden kentät. Taulukot-sivulla on taulukon nimen lisäksi indeksien lukumäärä, joilla on merkitystä kun tietoja viedään kantaan. Jos taulukossa ei ole indeksejä, tietojen vienti kantaan on helpompaa, jos taas indeksejä on, ne on otettava huomioon tietojen viennissä kantaan. Kentät-sivulla on kentän nimen lisäksi kentän tyyppi, joista tekstityyppi on joustavin vaihtoehto.

Kantaan vienti
Kantaan vieminen tapahtuu siten, että valittu alue Excel-taulukosta tuodaan ensin sivulle, josta kantaan vienti tehdään Excel-alueen mukaisessa solujärjestyksessä. Kantaa on mahdollista myös päivittää, jolloin tiedot viedään valittuun paikkaan kantaan.

Kannasta tuonti
Kannasta tuonnissa tiedot noudetaan ensin lomakkeen sivulle, josta ne saadaan Excel-taulukkoon valitulle paikalle kannan taulukon solujärjestyksessä. Kannasta saadaan tuotua myös osatietoja ja tietoja voi tietenkin katsella vain lomakkeella.

Kyselyt ja haku kannasta
Haku-sivulla on mahdollista tehdä Access-kantaan kyselyitä, jotka ovat tehokkaita tietojen tuonnissa, mutta niillä voidaan myös viedä tietoja ja päivittää kantaa. Kyselyillä voidaan muuttaa myös tietokannan rakennetta. Kyselyissä tarvitaan vain Access-tiedoston nimi, koska kannan taulukot määritellään kyselyssä.
Haku-sivulla voidaan tietoja noutaa myös yhdestä Access-taulukosta, jolloin haku tehdään jonkin kentän perusteella. Tämä sopii paremmin esim. Access-kantaan vietyjen kaavojen hakuun.

Ohjelma soveltuu käyttöön, jossa tietoja siirretään Excelistä Accessiin tai toisinpäin. Ohjelmalla voidaan helposti lisätä Access-tiedostoon taulukko, jossa on vaikka 100 kenttää. Tällöin kentän tyyppi on oltava sama. Kenttiä voidaan lisätä myös yksitellen, jos niiden tyypit ovat erilaisia. Ohjelmalla ei voida luoda eikä muutella taulukoiden välisiä yhteyksiä, vaan ne on tehtävä Accessissa. Myös jotkin muut kannan ominaisuudet saa paremmin tehtyä Accessissa.

Usein tiedot ovat paremmassa järjestyksessä tietokannassa, jolloin haettava tieto löytyy helpommin. Siksi ohjelma käy näillä web-sivuilla olevien muiden ohjelmien tietojen talletukseen Access-kantaan. Tietenkin ohjelma käy mihin tahansa tiedonsiirtoon Excelin ja Accessin välillä.